Как подключить IP-телефонию для бизнеса: 6 шагов от поиска оператора до настройки SIP

Переход на новую IP-телефонию – одновременно увлекательный и серьезный проект. Он сулит новые возможности, но также обременяет неизвестностью. А попасть в просак никому не хочется. Именно поэтому мы собрали 6 основных этапов поиска, настройки и установки VoIP. После прочтения вы будете чувствовать себя уверенней и спокойней в этом вопросе. 

Ну что ж, присаживайтесь поудобнее, мы начинаем!

Этап 1: подготовка и поиск оператора IP-телефонии

На этом этапе вы проясните свои потребности, узнаете про дополнительный функции телефонной системы, а также про то, как найти “своего” оператора SIP телефонии.

1. Для каких потребностей вам нужна телефония?

Мы ежедневно общаемся с сотнями предпринимателей. Нередко оказывается, что у них нет четко описанных потребностей к IP-телефонии. И это проблема. 

К основополагающим потребностям можно отнести:

• увеличение лояльности клиентов;
• повышение прибыли;
• формирование имиджа бренда.

Из них вытекают более “приземленные” боли, которые решает VoIP. Например, вы банально хотите уменьшить расходы на услуги связи. Или проконтролировать менеджеров по продажам, потому что поступают жалобы от клиентов и т.п.

• сколько у вас сотрудников (локальных и удаленных);
• сколько рабочих номеров у вашего бизнеса;
• какая у вас CRM система.

Эти данные у вас 100% будет спрашивать оператор. Поэтому подготовиться не помешает.

2. Дополнительные функции IP-телефонии

Виртуальная АТС открывает много возможностей для бизнеса. Не мудрено запутаться во всех услугах IP-телефонии, которые предлагает поставщик услуг. Вот самые топовые из них:

• Маршрутизация звонков (умный сценарий). Позволяет распределять звонки на сотрудников, при этом учитывая рабочее время, специфику работы и загруженность.
• IVR (автоответчик). Услуга предоставляет информацию клиенту без привлечения сотрудников. Тем самым снижается нагрузка на отделы. В эту услугу входит голосовое приветствие, которое участвует в формировании имиджа.
• Липкость. Позволяет при входящем звонке соединять клиента с закрепленным за ним менеджером. Различают еще супер липкость. Это вообще высший пилотаж. Новый клиент закрепляется к определенному менеджеру сразу, и все время будет общаться только с ним.
• Запись разговоров. Излюбленная функция руководителей отделов продаж и контакт-центров. С ней штрафовать сотрудников теперь можно на основе фактов!
• Коллтрекинг. Узконаправленная функция. Нужна бизнесу, который настраивает рекламу оффлайн/онлайн. Привязывает уникальный номер к источнику трафика. С этой функцией вы точно будете знать, сколько клиентов привлекла реклама и какая.

Эти услуги лишь малая часть из большого многообразия. По сути вам не нужно ломать голову над тем, какие услуги вам будут нужны, а какие нет. За вас это сделает оператор. Причем на основе ваших же потребностей (это еще раз подтверждает важность их выявления). Но иметь общее представление о том, какие есть услуги, – не помешает на этапе поиска. 

3. Пропускная способность и организация рабочего места

Так как IP-телефония работает через Интернет, то важна его скорость. Для надежной передачи голоса через SIP-протокол соблюдайте следующие рекомендации:

• Пропускная способность: 100 кбит/с на линию (пример: для 10 линий требуется 1000 кбит/с или около 1 Мбит/с);
• Задержка: 150 миллисекунд или меньше;
• Джиттер: 20 миллисекунд или меньше.

Также вам стоит подумать об устройствах связи. Если вы занимаетесь консультированием и общаетесь с клиентами 24/7, возможно вам нужно подумать о покупке гарнитуры для менеджеров.

Вы приверженец аналоговых телефонов? Тогда настольные IP-телефоны – лучший выбор. Они напрямую подключаются к Интернету через кабель и обладают удобными функциями.

Важно понимать, что качество звука в первую очередь зависит от скорости Интернета, и только после от качества оборудования. Поэтому работать через Wi-Fi – не лучшая идея.

4. Изучите коммерческое предложение и воспользуйтесь бесплатным тестированием

Большинство из нас хочет выглядеть в глазах других с лучшей стороны. Для бизнеса это ключевой момент. Поэтому будьте предельно внимательными и смотрите сквозь пальцы на яркие заявление операторов. Как не попасться на удочку?

• Попросите поставщика услуг IP-телефонии выслать вам коммерческое предложение. Изучите его. Сравните с другими компаниями и найдите лучший для вас вариант.
• Воспользуйтесь бесплатным тестированием. Все топовые операторы предлагают бесплатно пользоваться любыми услугами до 7 дней.
• Обращайтесь с вопросами/проблемами и смотрите, как ведет себя служба поддержки. Если на ваши вопросы вы слышите вялые “да” или “нет”, проблемы решаются больше 30 минут (или вообще не решаются), – это серьезный повод прекратить сотрудничество.

Тем самым вы убедитесь, подходит ли вам компания, чтобы потом принять окончательное решение.

Этап 2: миграция и настройка пользователя

После того, как вы выбрали поставщика услуг, пришло время поговорить про настройку VoIP. На этом этапе не будет стресса. Быстро акклиматизироваться вам поможет оператор IP-телефонии.

5. Перенос номера телефона

Практически для всех компаний номер телефона – это их личность. Поэтому так важно перенести его в виртуальную АТС. К счастью, этот процесс с легкостью решит ваш оператор.

Чтобы перевести аналоговую или мобильную связь в цифровую используют IP-шлюзы или GSM-шлюзы. Вы можете купить их самостоятельно или арендовать места у оператора. 

Для быстрого переноса номера в облачную АТС, рекомендуется несколько дней использовать временные номера. 

6. Покупка каналов и настройка маршрутизации

Важно понимать, что IP-телефония открывает доступ к многоканальности. Это значит, что менеджеры по одному номеру могут одновременно совершать/принимать звонки. Поэтому вам нужно определить, сколько каналов вам понадобится. Например, у вас один номер и 3 сотрудника. Значит вам нужно купить 3 канала, чтобы они все одновременно могли общаться с клиентами.

Вместе с многоканальностью открывается еще одно ноу-хау SIP-телефонии – маршрутизация. Делится на входящую и исходящую. Входящие вызова можно распределять на сотрудников по специфике их работы, загруженности и рабочему времени. 

Исходящие звонки – дело более тонкое и сложное. При их настройке учитываются следующие факторы:

• направление звонка;
• баланс номеров;
• бесплатные минуты.

Правила исходящих звонков можно настроить одинаково для всей компании, так и индивидуально для каждого сотрудника или отдела. 

В любом случае вам о всех деталях расскажет оператор. Он подскажет, сколько каналов нужно для вашего бизнеса, а также настроит телефонию под ваши потребности. 

Заключение

В заключение хочется сказать, что успех перехода, настройки и бесперебойной работы телефонии напрямую зависит от поставщика услуг. 

Найти своего оператора порой также сложно, как найти любовь всей жизни. Нет, ну правда. Именно поэтому не спешите с выбором. Лучше потратить немного времени на анализ и тестирование, чем потом жалеть о потраченных силах и средствах.